Rechnungserkennung
Digitale und digitalisierte Rechnungen automatisch und unabhängig vom
Format empfangen und verarbeiten.
Allen Digitalisierungstendenzen zum Trotz werden nach wie vor sehr viele
Rechnungen auf dem „klassischen“ Weg in Papierform versendet und
empfangen.
Die manuelle Bearbeitung dieser eingehenden Belege ist in der Regel sehr
langwierig, arbeitsintensiv und potentiell fehleranfällig.
Mit dem Wissensmodul BCT Essentials Invoice Recognition digitalisieren Sie
das Rechnungswesen und sorgen für eine schnelle, effiziente und
automatisierte Rechnungserkennung.
Völlig unabhängig, ob die Rechnungen digital als E-Rechnung (XML, ZUGFeRD, XRechnung, UBL etc.), digitalisiert (PDF) oder in klassischer Papierform
empfangen werden. Die Software erfasst zuverlässig sämtliche Rechnungstypen, liest enthaltene Metadaten (Rechnungsnummer & -datum, Netto- und Bruttopreise, Umsatzsteuer-ID etc.) mittels OCR-Erkennung bis auf
Positionszeilenniveau aus und leitet sie an ein Folgesystem oder Folgeprozess weiter.
Das minimiert Fehler und spart Zeit bei der Rechnungsverarbeitung.
Vorteile:
Prozess der Rechnungsverarbeitung wird pünktlicher und übersichtlicher
Umfassende & formatunabhängige Rechnungserfassung
Compliance-konforme Verarbeitung
Zeit- und Kosteneinsparungen sowie weniger Fehler
Effizientere Kommunikation mit Lieferanten und einzelnen Abteilungen
Export auch im Format ZUGFeRD oder XRechnung möglich
Systemunabhängig; mit anderen BCT Wissensmodulen und vielen Lösungen
kombinierbar (ERP, ECM, Fibu etc.)
Verarbeitung verschiedener Arten von Rechnungen:
1. Rechnungen auf Papier
Wenn Rechnungen primär in Papierform Papier eingehen, müssen diese für die weitere Verarbeitung natürlich erst eingescannt werden.
Das kann zentral in einer speziell dafür zuständigen Abteilung geschehen
(beispielsweise einer Poststelle) oder dezentral in der Abteilung, bei der die
Rechnung eingegangen ist.
Rechnungen enthalten spezifische Informationen für die Finanzbuchhaltung
oder andere Systeme. Während der elektronischen Dokumentenerfassung
werden diese Informationen erkannt, extrahiert und an das jeweilige
Folgesystem zur automatisierten Rechnungsverarbeitung übergeben.
2. Digitale Rechnungen in PDF- oder Word-Format
Rechnungen, die in PDF- oder Word-Format eingehen, sind zwar digital, jedoch für die Bearbeitung durch Menschen gemacht und nicht für die automatische
Verarbeitung durch Computer. In der Regel hat man es hier nicht mit
„richtigen“ digitalen Eingangsrechnungen zu tun, sondern mit digitalisierten
Dokumenten.
Daher stehen bestimmte Daten, die für die Verarbeitung nötig sind, wie z. B.
Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Name des Lieferanten, nicht immer an derselben Stelle.
Ein Beleg in PDF- oder Word-Format ist, was die automatische
Rechnungsverarbeitung angeht, nichts weiter als eine eingescannte Rechnung.
Die Verarbeitung durch unsere Software läuft dann folgendermaßen ab: bei der Datenextraktion entnehmen wir mithilfe selbstlernender Software die
benötigten Bestandteile aus der Rechnung; falls gewünscht, kann dieser
Prozess auch noch durch einen Mitarbeiter kontrolliert werden.
Danach werden diese Daten für die weitere Verarbeitung an eine
Buchhaltungssoftware oder an ein anderes System weitergeleitet.
Bessere & transparentere Prozesse:
Die Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung bringt viele Vorteile mit
sich.
Beispielsweise eine verbesserte Liquiditätsplanung, indem Vorgänge erheblich schneller in die Buchhaltung einpflegbar sind und damit stets aktuellere Zahlen und Informationen zur Verfügung stehen.
Das Wissenmodul BCT Invoice Recognition lässt sich in vielfältiger Weise
nahtlos mit der jeweiligen individuellen IT-Landschaft verknüpfen, sodass
keine den Workflow behindernde System- und Medienbrüche auftreten.